Papier hier: een kijkje bij het papieren archief van de gemeente
In dit artikel:
In Amsterdam ligt nog veel gemeentelijke informatie op papier. Josien van der Wulp en Denise Berck vormen het archiefbewerkingsteam dat die papieren dossiers verzamelt, selecteert, beschrijft en waar nodig overbrengt naar het Stadsarchief. Veel afdelingen werkten tot circa 2020 vooral met fysieke stukken; oude bouwtekeningen, vergunningen (bijvoorbeeld tienduizenden vergunningen voor particuliere garageboxen) en bodemhistorie zijn vaak nog enkel op papier en kunnen cruciaal zijn voor huidige projecten zoals bodemonderzoek of nieuwbouw.
Het team streeft ernaar alle relevante dossiers onder beheer te brengen. Ze werken momenteel onder meer dossiers uit Weesp door en stuiten regelmatig op onverwachte vondsten, zoals extern opgeslagen verhuisdozen of het archief van het Landelijk Beraad Stedenbanden Nederland–Nicaragua dat men in de kelder van het stadhuis aantrof; navraag wees uit dat die organisatie nog actief is. Dergelijke ontdekkingen leiden tot onderzoek en vaak tot het toevoegen van context bij archieven.
Niet bewaarde dossiers worden volgens de Archiefwet na afloop van bewaartermijnen vernietigd, maar dat proces vereist instemming van de betrokken afdelingen en zorgvuldig afwegen. De aanwas van papier is sterk verminderd, maar er komen nog steeds papieren stukken binnen, waardoor het kleine team veel taken draagt.
Bewaarde documenten worden permanent ondergebracht in het Stadsarchief en zoveel mogelijk openbaar gemaakt; stukken worden beschreven en voorzien van context zodat medewerkers en burgers kunnen zoeken. Sommige documenten blijven beperkt toegankelijk vanwege privacy of veiligheid (bijvoorbeeld gedetailleerde bouwtekeningen van tunnels). Een recent voorbeeld van spoedverwerking is de overdracht van stukken rond de Bijlmerramp, waar stadsdeel Zuidoost-informatie versneld is verwerkt en beschikbaar gesteld voor een erfgoedproject.
Wie zelf in papieren dossiers wil zoeken kan terecht bij het Stadsarchief Amsterdam; informatie over zoeken en contactmogelijkheden staat op de archiefsite.